Un nouveau métier ? Non, le télésecrétariat n’est pas un nouveau métier, mais juste une nouvelle forme d’organisation, un nouveau moyen pour les entreprises d’organiser leur secrétariat.
Il s’agit d’une forme de télétravail qui permet aux professionnels de bénéficier du savoir-faire d’une secrétaire sans avoir à embaucher une salariée. On peut même parler d’une excellente opportunité pour les entrepreneurs de disposer d’une secrétaire à temps choisie tout en réalisant des économies.
Mais qui sont donc ces nouvelles secrétaires à distance ? Quelles prestations proposent les assistantes à domicile ? Comment font-elles pour effectuer les tâches demandées par leurs clients ?
Qu’est-ce qu’une assistante indépendante ?
Également appelées télésecrétaires, les secrétaires indépendantes sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses sur le marché. Une assistante indépendante est une secrétaire qualifiée qui effectue différentes tâches administratives pour le compte d’un ou plusieurs clients. Cependant, je souhaite attirer votre attention et surtout votre méfiance sur les compétences et la qualité de service de certains prestataires. En effet, sans vouloir jeter la pierre à qui que ce soit, grâce aux récentes facilités de création d’entreprise qui sont apparues en France ces dernières années, certaines personnes estiment pouvoir devenir assistantes indépendantes en disposant simplement d’un ordinateur et d’une imprimante. J’ai envie de répondre à ces personnes que le métier de secrétaire indépendante est loin d’être la portée de tout le monde et les tâches effectuées par une assistante indépendante demandent des compétences, des qualités et une expérience professionnelle dans le domaine administratif.
Les secrétaires indépendantes travaillent généralement depuis leur domicile cependant, certaines télésecrétaires acceptent également de se déplacer dans les locaux de leurs clients. Le métier de secrétaire à domicile rejoint totalement celui de secrétaire salariée à la différence que l’assistante indépendante ne fera pas partie des effectifs de l’entreprise puisqu’elle est considérée comme un prestataire extérieur même s’il est vrai que certains clients ont tendance à nous « traiter » comme des salariés, je reviendrai sur le sujet dans un prochain article.
Quelles prestations sont proposées par une secrétaire indépendante ?
Une assistante indépendante effectue toutes les tâches administratives qui incombent à une secrétaire sédentaire. Aujourd’hui, pour perdurer sur le marché du télésecrétariat, il est impératif d’avoir une spécialité. C’est pour cette raison que beaucoup d’assistantes indépendantes se spécialisent dans un seul domaine. Il peut s’agir du secrétariat juridique, de la transcription audio, de la permanence téléphonique… Généralement, cette spécialité est définie en fonction de l’expérience professionnelle de l’assistante indépendante.
Lorsque l’on devient secrétaire indépendante, il est impératif de proposer des prestations pour lesquelles vous êtes qualifié et que vous saurez effectuer. Il ne s’agit pas d’accepter un devis sans savoir comment vous allez faire pour effectuer la prestation demandée. Cela ne sera en aucun cas bénéfique pour le client et encore moins pour vous, car vous risquez de passer énormément de temps sur le dossier si vous ne disposez pas des compétences nécessaires pour effectuer le travail.
Voici quelques prestations que peut proposer une assistante indépendante :
– Du secrétariat général : toutes tâches administratives, rédaction de courrier, correction, relecture…
– De l’assistanat spécialisé : juridique, marketing, commercial, gestion d’entreprise…
– La tenue de la permanence téléphonique,
– De la retranscription audio,
– De la rédaction d’articles,
– Du graphisme : création de sites Internet, de carte de visite, de flyers …
Comment travaille une secrétaire indépendante ?
Contrairement à ce que beaucoup pourraient penser, le métier d’assistante indépendante est très technique et demande des compétences et des qualités requises en la matière. Comme je l’ai déjà évoqué précédemment, il ne s’agit pas de disposer d’un ordinateur et d’une imprimante pour se déclarer « assistante indépendante. »
Certes, une télé-secrétaire travaille principalement avec un ordinateur, un standard téléphonique et une imprimante, mais beaucoup d’autres outils sont indispensables à la bonne qualité de son travail comme certains logiciels par exemple.
Le principe du secrétariat à distance est simple :
1) Un client vous contacte et vous demande de réaliser telle ou telle prestation pour cela, il va devoir vous envoyer les éléments nécessaires au bon déroulement de la prestation soit par mail, par fax ou peut-être même vous les remettre en mains propres.
2) Une fois le travail réalisé, la secrétaire indépendante retourne le dossier terminé à son client en utilisant le même moyen de communication utilisé auparavant. La communication entre le client et l’assistante indépendante se fait principalement par les nouveaux moyens de communication : mail, messagerie instantanée, téléphone, SMS…
À noter également que de plus en plus de télé secrétaire propose à leurs clients des entretiens vidéo grâce à Internet. Cette méthode va permettre à la secrétaire indépendante de pouvoir partager avec son client sur le travail réalisé et cela sera également bénéfique pour le client qui pourra alors voir et s’entretenir avec sa secrétaire comme si elle était dans son bureau.
Voilà, je pense que je vous ai éclairci sur le métier d’assistante indépendante cependant, si vous avez encore des questions n’hésitez pas à me contacter ici.
